Как составить и заполнить инвентарную карточку: главные шаги и рекомендации

Инвентарная карточка – это документ, который содержит информацию о всех материальных ценностях организации. Она позволяет контролировать наличие и перемещение активов, а также управлять ими. Для правильного заполнения инвентарной карточки следует придерживаться определенных правил:

Вносите информацию о предметах на инвентарную карточку в момент приобретения.

Указывайте детальное описание каждого предмета: наименование, модель, серийный номер и прочую характеристику.

Не забывайте отмечать каждое перемещение активов, включая смену ответственного лица или участка.

Следите за актуальностью информации на инвентарной карточке: своевременно вносите изменения и убирайте устаревшую информацию.

Периодически проводите инвентаризацию по инвентарным карточкам для проверки наличия активов.

В случае уничтожения, утраты или продажи актива, отразите эту информацию на инвентарной карточке.

Следите за сохранностью и чистотой инвентарных карточек – они должны быть легко читаемыми и доступными.

Обучайте ответственных сотрудников правилам заполнения и использования инвентарных карточек.

При приеме или выдаче активов, проверяйте соответствие данных на инвентарной карточке и реального наличия предмета.

Используйте специализированное программное обеспечение для автоматизации учета и контроля активов.